「得意先から監査に伺いたいと言われた。何を準備すればいいのか分からない」
「資料はある。でも整理できていなくて、当日が不安だ」
経営者や品質担当者の方から、よく聞く声です。
得意先品質監査とは、取引先が仕入先の品質管理体制や製造現場を確認する、いわゆる第二者監査です。
そして正直に言います。
私は長年、その監査を「する側」に座っていました。
大手メーカーの調達部門で、仕入先を訪ね、書類をめくり、現場を歩き、問いを投げる側です。
だからこそ、言えることがあります。
得意先監査は、運でも、書類の厚さでも決まりません。
当日、どれだけ指摘を受けるのか。
是正報告に追われるのか。
再監査まで求められるのか。
その大半は、監査当日が始まる前に、すでに決まっています。
この記事では、得意先監査で見られる項目を網羅的に並べるのではなく、監査を受ける前に知っておきたい「分かれ目」を、監査する側の視点からお伝えします。
ISOの審査に通っていても、得意先監査は別物
監査は、誰が行うかによって大きく三つに分かれます。
- 第一者監査：自社で行う内部監査
- 第二者監査：顧客や取引先が行う監査
- 第三者監査：ISO認証機関などが行う審査
ここで注意したいのは、
ISOの審査に通っているから、得意先監査も大丈夫
とは限らないことです。
第三者審査は、規格に対して仕組みが適合しているかを確認します。
一方、得意先が行う第二者監査では、
自分たちが購入する製品を、本当にこの会社に任せてよいのか
という視点で、より具体的に見られます。
品質マニュアルがあるか。
手順書が整っているか。
それだけではありません。
その仕組みが対象製品の工程で実際に守られているか。
異常が起きたときに止められるか。
不具合を流出させない体制になっているか。
ISOの継続審査に通っていても、得意先監査では足をすくわれることがあります。
同じ「監査」という名前でも、見られているものは同じではありません。
まず見極めるべきは、「どの監査なのか」
「監査に伺います」と連絡を受けたとき、最初にやるべきことは、資料集めではありません。
まず、何のための監査なのかを確認することです。
目的によって、来る人も、重点的に見られる場所も、当日の空気も変わるからです。
得意先監査は、大きく三つに分けられます。
① 定期監査
目的： 取引維持と定期点検
相手： 品質保証・調達担当
最大のリスク： 指摘と是正のスパイラル
準備の重点： 日付・記録・現場の一致
定期監査は、既存の取引先に対して、品質管理体制や製造現場の状態を確認する監査です。
監査を受けたからといって、新しい売上が生まれるわけではありません。
一方で、指摘が重なると、
- 是正報告
- 追加資料の提出
- 再監査
- 発注量の抑制
- 新規案件からの除外
へと進む可能性があります。
監査の目的が曖昧なまま進むと、改善につながる確認ではなく、指摘項目を増やすこと自体が目的化してしまうこともあります。
そのスパイラルに入ると、利益を生まないまま、人と時間だけが消耗していきます。
ここで必要なのは、監査直前に資料を厚くすることではありません。
日付が揃っているか。
記録が継続しているか。
書類と現場が一致しているか。
基本的な粗を渡さず、指摘のスパイラルの入口をつくらないことです。
② 新規取引のための監査
目的： 取引開始の可否判断
相手： 調達・品質保証・設計・管理職
最大のリスク： 取引候補から外されること
準備の重点： 体制・布陣・エビデンス
新規取引の前に行われる監査です。
調達部門や品質保証部門だけでなく、設計、生産技術、場合によっては管理職や経営層が参加することもあります。
この監査は、三つの中で唯一、合格後に新しい売上へつながる可能性があります。
そのため、単に減点を避けるだけでは足りません。
この会社なら任せられる
問題が起きても、きちんと対応できる
長く取引できそうだ
と思ってもらう必要があります。
そこで見られるのが、会社の「布陣」です。
品質担当者だけに監査対応を任せ、経営者も製造責任者も姿を見せない。
それだけで、
この会社は、品質を一部門の仕事だと考えているのではないか
という印象を与えることがあります。
新規取引の監査では、書類の完成度だけでなく、
- 経営者が品質をどう捉えているか
- 誰が責任を持って判断するのか
- 品質部門と製造部門が連携しているか
- 問われた根拠をすぐに示せるか
まで見られます。
ここでは、第一印象がその後の評価を大きく左右します。
③ 是正確認監査
目的： 不具合が本当に是正されたかの確認
相手： 品質保証・技術・不具合の被害を受けた部門
最大のリスク： 対策不足と判断されること
準備の重点： 発生原因・流出原因・横展開
重大な不具合やクレームが発生したあと、提出した是正報告が実際の現場で機能しているかを確認する監査です。
この監査では、相手側がすでに迷惑や損失を被っています。
そのため、目は厳しくなります。
ただし、問われるのは単に、
対策をしましたか
ではありません。
同じ問題が、もう一度起きない仕組みになっていますか
です。
よくある原因欄は、次のようなものです。
- 作業者の確認不足
- 教育不足
- 注意喚起が不十分だった
- 手順を守らなかった
しかし、これだけでは監査する側は納得しません。
なぜ確認不足が起きたのか。
なぜ手順が守られなかったのか。
なぜ、その逸脱を工程内で検知できなかったのか。
なぜ、不具合を流出させる前に止められなかったのか。
ほかの製品や工程にも、同じリスクは残っていないか。
人への注意で終わらせず、仕組みまで掘り下げているか。
ごまかしが最も効かないのが、是正確認監査です。
新しい利益につながる監査は、一つしかない
三つの監査を経営の視点で見ると、違いは明確です。
新しい売上につながる可能性があるのは、②の新規取引監査だけです。
一方、①の定期監査と③の是正確認監査は、受けたからといって利益が増えるものではありません。
むしろ秘めているのは、下振れの可能性です。
- 是正対応にかかる人件費
- 再監査への対応
- 発注量の減少
- 新規案件からの除外
- 最悪の場合は取引停止
つまり、定期監査と是正確認監査への備えは、儲けるためではありません。
今ある利益を失わないための備えです。
監査準備に時間をかけることを、負担だと感じる会社もあります。
しかし、監査後に是正報告を作り、現場を修正し、再監査を受ける方が、はるかに大きな負担になります。
監査の穴は、得意先に見つけられる前に、自社で見つける方が安いのです。
たとえば、監査員は「日付」を見る
監査で確認される項目はいくつもあります。
その中から、具体的な観点を一つだけ挙げます。
監査員が文書を手に取ったとき、最初に確かめるものの一つが、日付です。
内容の出来栄えより先に、
- いつ作られたのか
- いつ承認されたのか
- 現在も有効なのか
- 実際に運用されているのか
を確認します。
日付は、その書類が「生きているのか」、監査のために置いてあるだけなのかを、一目で表すからです。
日付のない書類
いつ有効になったのか分からない。
管理文書として扱われているのかも分からない。
何年も改訂されていない規定
設備も人も工程も変わっているのに、文書だけが止まっている。
実態と合っていないのではないかと疑われます。
現場掲示と正式文書の不一致
事務所の文書は最新版でも、現場の掲示は旧版のまま。
どちらが正しいのか、作業者自身も分かっていない可能性があります。
承認印はあるが、承認日がない
誰が、いつ、何を確認したのかを辿れない。
承認が形式だけになっていると見られます。
日付の乱れは、単なる記入漏れではありません。
監査する側には、
この会社の仕組みは、実際には回っていないのではないか
というサインに見えます。
たった一つの観点でも、これだけのことが分かってしまいます。
監査する側が見ているのは、日付だけではない
もちろん、日付だけ整えれば監査に通るわけではありません。
監査する側は、ほかにも見ています。
誰が同席し、誰が答えるのかという布陣。
一つの記録を示したあとに、
別の製品の記録も見せてください
先月分も確認できますか
と言われたとき、すぐに根拠を示せるエビデンス。
不具合に対して、流出原因と発生原因を分け、横展開まで考えられているかという是正処置の深さ。
そして何より、
書類に書かれていることと、現場で行われていることが一致しているか。
どれも重要です。
ただし難しいのは、これらが自社の中にいると見えにくいことです。
毎日見ている書類。
毎日歩いている現場。
いつも一緒に働いている担当者。
慣れているからこそ、穴が風景の一部になってしまいます。
「これまで問題にならなかった」
「いつもこの方法でやっている」
その当たり前を、外部の監査員は初めて見る目で確認します。
そして、社内では誰も気づかなかった穴を見つけます。
自社の穴を、先に見つける
監査で問われる項目を知ることと、自社が本当にできているかを判断することは、別です。
項目を読めば、
これは大丈夫
うちにも資料がある
一応、運用している
と思うかもしれません。
しかし、監査する側が見るのは、「あるか、ないか」だけではありません。
その記録が、いつでも別の事例で示せるか。
現場の作業者も同じ説明ができるか。
問題が起きたとき、仕組みとして止められるか。
その判断は、中にいる人ほど難しいものです。
RE:GENでは、監査する側の視点で自社を点検できる、セルフ点検ガイド＋チェックリストをご用意しています。
主な確認観点は、次の四つです。
- 日付と文書管理
- 当日の布陣
- エビデンスの示し方
- 是正処置の深さ
購入者には、点検結果を一緒に確認するオンライン相談もお付けしています。
→ 取引先監査 セルフ点検ガイド＋チェックリスト（お問い合わせから）
最後は、人の目で
ガイドやチェックリストを使って自社を点検すると、たいてい途中で気づきます。
項目は分かる。
けれど、
この状態で本当に十分なのか
得意先はどこまで求めているのか
どの問題から先に直すべきなのか
という判断が難しい。
中にいると、当たり前すぎて穴が見えません。
だから私は、監査する側にいた目を、御社に貸します。
模擬監査
本番前に監査員として入り、突かれる可能性のある場所を洗い出します。
ギャップ診断
現在の書類、記録、現場の状態と、得意先が求める水準との差を整理します。
想定問答と布陣設計
どのような質問が想定されるかを考え、誰が何を説明するかまで準備します。
監査の日程が決まっているなら、早いほど打てる手は多くなります。
そして、もう一度思い出してください。
新規取引監査以外の監査は、受けたからといって利益が増えるものではありません。
ここでの備えは、儲けるためではなく、取引停止や発注減という損を出さないための備えです。
監査の穴は、向こうに指摘される前に、こちらで見つける方が安い。
「何から確認すればよいか分からない」という段階でも構いません。
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